Latar Belakang Dan Fungsi Perkhidmatan | UNIVERSITY ISLAMIC CENTRE
» PENTADBIRAN » SEKSYEN PERKHIDMATAN KORPORAT » Latar Belakang dan Fungsi Perkhidmatan

Latar Belakang dan Fungsi Perkhidmatan

FUNGSI SEKSYEN PERKHIDMATAN KORPORAT

Fungsi Seksyen Perkhidmatan Korporat  adalah menguruskan berkaitan sumber manusia, pelantikan staf (kontrak & Sambilan), tatatertib staf, kewangan dan perolehan, dokumentasi dan rekod, urus tadbir peralatan aset harta modal dan mudah alih serta penyelenggaraan.Seksyen ini memberi fokus kepada tumpuan berikut:

 

A) PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

  1. Terlibat dalam pembangunan pelan perjawatan staf termasuk Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Kumpulan Pelaksana.
  2. Mengurus dan mengendalikan proses pengambilan staf tetap/kontrak baharu bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Pelaksana. 
  3. Mengurus dan mengendalikan pelantikan semula staf kontrak bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Pelaksana.
  4. Menguruskan pelantikan Pekerja Sambilan Harian (PSH).
  5. Menguruskan proses lapor diri staf baharu.
  6. Menyelaras urusan penamatan perkhidmatan/perletakkan jawatan (tetap/kontrak).
  7. Menguruskan hal-hal disiplin dan tatertib staf selaras dengan kehendak AKta 605 Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj 2000).
  8. Menguruskan hal ehwal pengisytiharan harta staf.
  9. Mengurus dan memantau proses yang berkaitan dengan urusan Cuti Dalam Perkhidmatan yang melibatkan 4 jenis iaitu Cuti kerana Perkhidmatan, Cuti Atas Sebab Perubatan, Cuti Tidak Berekod dan Cuti Lain-lain.
 
B) DOKUMENTASI DAN REKOD
  1. Bertanggungjawab membuat semua surat terbuka dan merekod dalam buku daftar serta memasukkan surat terbuka ke dalam fail berkenaan dan mengemaskinikannya.
  2. Menjaga, menyusun dan mengemaskini semua pekeliling-pekeliling dan pengedarannya kepada pegawai serta memasukkan kedalam fail berkaitan.
  3. Menyelenggara pergerakan fail-fail.
  4. Mengendalikan buku daftar penghantaran (despatch book) pengiriman terperingkat dan terbuka serta buku daftar surat rahsia rasmi.
  5. Menyusun semua fail-fail dalam bilik fail dan menyemak kad pergerakan fail yang ada dalam simpanan pegawai-pegawai.
  6. Bertanggungjawab mengurus dan menyelia rekod-rekod cuti dan perkhidmatan pegawai/staf dan mengemaskini bagi tujuan perekodan.
  7. Mengemaskini kad perakam waktu bulanan & membuat penyeliaan terhadap staf yang direkodkan datang lewat dan sebagainya.
  8. Mendaftar, membuka, mengasingkan surat-surat/ fail-fail terperingkat dan bukan terperingkat serta memberi nombor baru.
  9. Menyelenggara rekod pergerakan fail , memindah kandungan , menyalin minit dan membuat cabutan dimana perlu sebagaimana diarah dan mengganti kulit-kulit fail yang koyak atau lama.
  10. Membantu dan berbincang dengan pegawai tentang menentukan tajuk-tajuk dikulit fail semasa, membuka fail baru dan membuat senarai fail baru dibuka dan terkini untuk makluman pegawai.
  11. Merancang, mengurus dan menyelaras penggunaan klasifikasi fail.
  12. Merancang, mengurus dan menyelaras pelupusan fail.

 

C) KEWANGAN DAN PEROLEHAN

  1. Menyediakan laporan kewangan mengikut keperluan.
  2. Menguruskan dan memantau perolehan seperti pembelian terus, sebut harga, tender, kontrak perjanjian.
  3. Bertanggungjawab bagi pengurusan kewangan dan perolehan seperti penyediaan belanjawan, perolehan,  pembayaran serta memantau peruntukan mengurus dan aktiviti-aktiviti yang dibiayai oleh peruntukan tabung amanah.


 

D) PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan adalah aktiviti yang dilaksanakan untuk memulihara, menjaga, mengendali dan mengawalselia bangunan, kemudahan, kelengkapan, perkhidmatan (services) bangunan Masjid Universiti dan Kompleks Pusat Islam serta persekitarannya bagi memenuhi piawaian semasa, mempertahankan utiliti dan nilai fasiliti kemudahan serta selamat digunakan.

        1) Tujuan Penyelenggaraan;

          a) Penyelenggaraan Mencegah Kerosakan- Kerja penyelenggaraan yang dilaksanakan mengikut program atau plan perancangan yang ditetapkan berdasarkan polisi penyelenggaraan, tempoh hayat premis dan                      pemeriksaan berkala.

          b) Penyelenggaraan Membaiki Kerosakan-  Kerja penyelenggaraan yang dilaksanakan berdasarkan laporan kerosakan pelanggan atau kerosakan yang ditemui semasa pemeriksaan berkala atau dengan kata lain                    kerja penyelenggaraan selepas berlaku kerosakan.

     

         2) Kategori Kerosakan;

     a) Darurat kerosakan ke atas perhubungan atau perkhidmatan penting (terputus atau terganggu) yang menyulitkan pengguna/staf atau yang boleh menjejaskan perkhidmatan atau keselamatan pengguna/staf(misalnya gas bocor, paip air pecah, bumbung masjid bocor, bekalan elektrik terputus dan pintu keselamatan rosak).

       b) Segera– kerosakan yang melibatkan keselamatan pengguna/staf dan harta benda serta boleh menjejaskan perkhidmatan dan keselesaan kepada pengguna/staf (misalnya kunci rosak, penyaman udara tidakberfungsi, paip buangan tersumbat).

           c) Biasa – kerosakan lain yang tidak menjejaskan perkhidmatan atau menyebabkan ketidakselesaan yang minimum kepada pengguna.

      3) Operasi Penyelenggaraan;

            a) Serbis (servicing)

            b) Pembersihan / Pencucian Bangunan.

            c) Pembaikan

            d) Penggantian (replacement)

            e) Pengubahsuaian (renovation)

            f) Naiktaraf (upgrading)

 

E) PENGURUSAN ASET

  1. Mengurus tadbir semua peralatan, aset harta modal aset dan inventori dengan betul.
  2. Membuat perolehan , menerima dan merekod pergerakan keluar / masuk aset dan inventori.
  3. Mengurus, mengemaskini rekod dan membuat pelupusan aset dan invonteri.
  4. Merekodkan pergerakan/perubahan semua aset dan inventori.
  5. Melaporkan sebarang kehilangan, kecurian, kerosakan peralatan.
  6. Mengemaskini rekod aset dan invertori.
  7. Memantau rekod dan buku log kenderaan.
  8. Memantau penggunaan dan penyewaan peralatan dan dewan.

Updated:: 08/10/2019 [fahmi_mukhid]

MEDIA SHARING

UNIVERSITY ISLAMIC CENTRE
Universiti Putra Malaysia
43400 UPM Serdang
Selangor Darul Ehsan
0397698588
0397693640
BVMaMJM~